Princípios de gestão de tempo

Princípios de gestão do tempo

Veja a seguir três princípios que podem ajudá-lo a gerir melhor o seu tempo, nomeadamente, ritmo biológico, regime de alimentação e matriz de gestão de tempo.

 

Ritmo biológico

Cada pessoa tem o seu próprio instinto interno que o ajuda a definir o seu ritmo de vida. Ficar cansado, sentir-se fresco ou voltar a ficar cansado é uma questão muito pessoal.

 

 

 

 

Faça as tarefas mais difíceis quando estiver com mais energia e as tarefas fáceis ou de rotina ficam para quando estiver mais cansado e sonolento (depois do almoço, por exemplo).

Regime de alimentação

O seu padrão de energia é em grande medida determinado pela sua alimentação:

Inicie o dia com um pequeno almoço e  tome-o sentado;

Opte por um almoço leve para que o seu cérebro funcione bem;

Opte por jantares leves;

 

Matriz de gestão de tempo

A partir do momento em que define o que é mais importante para si, pode distribuir as suas acções por quatro “quadrantes” diferentes, em função do carácter de importância e da urgência. Pode utilizar, para isso, a matriz de gestão do tempo.

 

Matriz de gestão do tempo

Importante

Não importante

Urgentes

(1º Quadrante)

Resolução de problemas

 

(2º quadrante)

Atendimento de telefonemas e de visitas ocasionais

Não  urgentes

(3º quadrante)

Planear, desenvolver,  formar, etc.

(4º quadrante)

Actividades suplementares

 

 

 

 

 

No 1º quadrante: temos as acções importantes e urgentes

No 2º quadrante: temos as acções importantes, contribuem para o bem estar;

No 3º Quadrante: São as coisas urgentes mas não importante;

No 4º quadrante: São as coisas não urgentes e não importantes.

Grelha de planificação

Tempo

Tarefas

1

2

3

4

5

1º

2º

3º

4º

 

Plano de gestão do tempo

Fixação de objectivos

A fixação de objectivos é uma actividade inevitável. Toda e qualquer actividade é guiada pelas metas que nós próprios fixamos e que nos orientam na obtenção de resultados, dentro dos prazos previamente estabelecidos.

Para você estar seguro que fixou correctamente um objectivo, o mesmo deve reunir os cinco requisitos básicos. Isto é, um objectivo deve ser:

Relevante

Específico

Alcançável

Registável

Mensurável

 

Exemplo dum objectivo formulado correctamente: aumentar 10% de produção média diária, com investimento máximo de 5000,00 Mts até 31 de janeiro.

Regras para o planeamento do seu tempo

Considere o dia, a semana, o mês ou ano como um conjunto.

Preveja os compromissos e obrigações fixos de curto, médio e longo prazos;

Reserve, sistematicamente, tempo para reflexão e para trabalho individual;

Utilize grelhas de planeamento que permitam uma fácil leitura.

 

Exemplo duma grelha

 

Data

 

Actividades

 

Importante

 

Urgente

Duração

Decisão

Previsão

Real

Fazer

delegar

Rejeitar

adiar

 

 

 

Não se esqueça, ainda, quando fizer o seu plano diário, de:

Agrupar as actividades relacionadas;

Reservar tempo para pensar. Deverá planear apenas 60% do seu tempo de trabalho e deixar 40% para imprevistos;

Centrar-se nos objectivos e resultados a atingir

Planear os assuntos mais importantes no período de dia em que a sua energia e concentração estão mais elevados. Reserve o período de tarde para as tarefas de rotina.

Utilize os últimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia seguinte.